Sprungziele
Inhalt

Bewertung, Übernahme, Kassation und Löschung von Unterlagen

Liebe Mitarbeiterin, lieber Mitarbeiter,

gemäß § 4 BbgArchivG und § 9 BbgDSG sind alle Unterlagen unabhängig von der Art der Speicherung und von Löschvorschriften dem Stadtarchiv anzubieten. Anzubieten sind auch Aufzeichnungen, die Rechtsvorschriften über Geheimhaltung unterliegen oder die personenbezogene Daten enthalten, deren Verarbeitung ein­geschränkt ist oder die nach einer Rechtsvorschrift gelöscht werden müssten oder ge­löscht werden könnten. Ebenfalls anzubieten sind Aufzeichnungen, die auf Grund von Rechtsvorschriften oder zur Rechtswahrung dauernd aufzubewahren sind. 

Die Anbietung der Unterlagen erfolgt nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist oder früher, sofern zweifelsfrei festgestellt wird, dass sie nicht mehr benötigt werden. Das Stadtarchiv bewertet die Unterlagen auf Archivwürdigkeit mehrstufig anhand der Teilaktenpläne, der elektronischen Listenauszüge aus den Aktenverzeichnissen oder elektronisch erstellter Anbietungsverzeichnisse. Es führt zu jeder aktenführenden Organisationseinheit eine Bestandsakte, in der die Archivierungen, Kassationen und Löschungen dokumentiert werden. Zudem wird die Anzahl der archivierten oder vernichteten Unterlagen statistisch für die vorausschauende analoge und digitale Magazinplanung erhoben und ausgewertet. Eine Vernichtung oder Löschung von Unterlagen darf erst nach erteilter schriftlicher Kassationsfreigabe des Stadtarchivs erfolgen, bei Rechnungsbüchern und/oder -belegen unter Beteiligung des Rechnungsprüfungsamtes. Bei hohen Mengen zu vernichtender Unterlagen, erfolgt dies zentral durch das Technische Immobilienmanagement der Stadtverwaltung.

In den Teilaktenplänen der Organisationseinheiten und Dienststellen werden die einzelnen Aktenplangruppen durch das Stadtarchiv auf Archivwürdigkeit vorbewertet. Die Aktenplanpositionen werden mit A = archivwürdig, B = bewerten oder K = kassabel gekennzeichnet. Die Teilaktenpläne und deren Fortschreibungen sind dem Stadtarchiv zur Vorbewertung zu übermitteln.

Unterlagen, die innerhalb einer A-Aktenplangruppe abgelegt werden, werden vom Stadtarchiv übernommen. Dem Stadtarchiv ist ein Listenauszug der betreffenden Akteneinheiten aus dem Aktenverzeichnis elektronisch zu übermitteln. Die abgebenden Stellen übergeben die archivwürdigen Unterlagen entmetallisiert und foliiert in dreiklappige Jurismappen entsprechend DIN ISO 16245 (Kartonstärke 450 g/m²) umgebettet dem Stadtarchiv.

Unterlagen, die innerhalb einer B-Aktenplangruppe abgelegt werden, sind vom Stadtarchiv auf Archivwürdigkeit zu bewerten. Hierfür ist dem Stadtarchiv ein Listenauszug der betreffenden Akteneinheiten aus dem Aktenverzeichnis elektronisch zu übermitteln. Das Stadtarchiv bewertet diese Liste und markiert archivwürdige oder kassable Akteneinheiten. Die begründete Bewertungsentscheidung wird in der Bestandsakte dokumentiert. Die aktenführende Organisationseinheit erhält die bewertete Liste zurück. Sie bettet die archivwürdig bewerteten Akteneinheiten entmetallisiert und foliiert in dreiklappige Jurismappen entsprechend DIN ISO 16245 (Kartonstärke 450 g/m²) um und überführt sie in das Stadtarchiv. Sie vernichtet datenschutzgerecht die kassabel bewerteten Akteneinheiten.

Unterlagen, die innerhalb einer K-Aktenplangruppe abgelegt werden, brauchen dem Stadtarchiv nicht angeboten werden. Lediglich ein Listenauszug der datenschutzgerecht kassierten Akteneinheiten aus dem Aktenverzeichnis ist dem Stadtarchiv zur Dokumentation der Kassation und zur Berechnung der Übernahmequote zu übermitteln.

E-Akten, deren Aufbewahrungsfristen abgelaufen sind, werden in gleicherweise it-gestützt angeboten und bewertet. Archivwürdige E-Akten werden aus dem Dokumentenmanagementsystem (DMS) in ein digitales Magazin überführt. Nicht archivwürdige E-Akten werden nach erfolgter schriftlicher Kassationsfreigabe datenschutzgerecht gelöscht.

Unterlagen, die außerhalb des Aktenplans abgelegt werden, wie Handakten, Dateisammlungen, Belegexemplare von Druckschriften oder gegenständliche Dokumente, sind in einem elektronischen Anbietungsverzeichnis zu erfassen und dem Stadtarchiv zur Bewertung zu übermitteln. Die aktenführende Organisationseinheit erhält das bewertete Verzeichnis zurück. Sie überführt die archivwürdigen Informationsobjekte in das Stadtarchiv und vernichtet datenschutzgerecht die kassabel bewerteten Informationsobjekte.

Das Stadtarchiv bewertet aktive Fachverfahren vor. Alle neu einzuführenden Fachverfahren sind dem Stadtarchiv zur Vorbewertung mitzuteilen. Das Stadtarchiv vermerkt Bewertungsentscheidungen sowie Übernahmen und Löschungen in der Bestandsakte.

Diejenigen Organisationseinheiten und Dienststellen, die archivwürdige Fachverfahren verwenden, haben mit dem Stadtarchiv Übernahmezyklen und Übernahmepakete schriftlich zu vereinbaren. Bei einigen Fachverfahren werden gesamte Datenbestände oder nur einige Datentabellen oder -auszüge übernommen. Bei anderen Fachverfahren genügen statistische Auswertungen oder ausgedruckte Schlussdokumente.

Organisationseinheiten und Dienststellen, die keine archivwürdigen Fachverfahren verwenden, löschen die Daten nach Ablauf der gesetzlichen Fristen datenschutzgerecht. Die Löschung ist dem Stadtarchiv mitzuteilen. Das Stadtarchiv vermerkt die Löschung in der Bestandsakte.

Durch die archivische Bewertung wird Schriftgut zu Archivgut und damit zu Kulturgut umgewidmet. Die übernommenen und archivierten Unterlagen ändern den rechtlichen Status und unterliegen dann dem Brandenburgischen Archivgesetz (BbgArchivG). Sie werden fachgerecht erschlossen und magaziniert. Nach Ablauf gesetzlicher Sperrfristen werden sie für die Öffentlichkeit nutzbar gemacht.

Hinweis: Das Stadtarchiv plant ein digitales Magazin. In einem DMS verwaltete E-Akten, digitale Unterlagen in Windows-Ordnern, als aggregierte Daten in Fachverfahren oder auf sonstigen Datenträgern, sind zur Archivierung anzubieten. Liegt eine Archivwürdigkeit vor, sind die digitalen Archivalien in den aktiven Systemen als solche zu kennzeichnen und dort solange zu verwahren, bis eine Überführung in ein digitales Magazin möglich ist.

nach oben zurück